2023.07.25
テンプレ付き！退職願・退職届の書き方は？正しいマナーを解説
会社を辞める場合、退職願や退職届の提出が必要です。
ただ、退職は多くの方にとって非日常的な手続きが必要なので、退職願・退職届の書き方や提出時のマナーなどが分からず不安に感じている方も少なくないでしょう。
今回の記事では、退職願・退職届の基本的な書き方をテンプレート付きで解説し、退職願・退職届を作成する際のマナーや、退職願・退職届に関する疑問についてもお答えします。
目次
退職願・退職届・辞表それぞれの違い
退職願
退職願は、上司や会社に対して、退職したいと伝えるために提出する書類です。
退職を考えていること自体は口頭で伝えても構いませんが、退職願を提出することで退職の意志を確実に伝えられますし、上司に退職について相談したという証拠も残せます。
退職日の相談をする際に、退職希望日などを記した退職願があると人事の手続きもスムーズに行えます。就業規則で退職願が不要と明記されていなければ、退職願を出しましょう。
退職届
退職届は、会社に退職したいと伝え、申し出が受理された後に提出する書類です。
「辞めたい」ではなく、正式に「辞める」と伝える書面なので、退職届を提出した2週間後には法的には会社を退職できます。
ただし、会社によっては独自のテンプレートを用意していたり、就業規則で退職届の提出期限を定めていたりする場合もあるため、円満退職を目指すなら事前に就業規則を確認しておきましょう。
辞表
辞表は、社長や取締役員など被雇用者ではない立場の人間や、公務員が自らの役職を辞めるときに提出する書面です。
退職届と同様の意味を持ちますが、辞表はあくまでも「現在の役職を辞する」ことを伝える書類なので、例えば取締役を降りて一般の社員になるといった状況でも提出します。
一般的なサラリーマンが辞表を提出することはありません。
退職願・退職届の提出先と渡すときのマナー
退職手続きの一般的な流れ
退職手続きは、一般的に以下のような流れで進めていきます。
・退職の意思を会社に伝える
・退職願・退職届を提出
・引き継ぎや取引先への挨拶回りを行う
・最終出社日に貸与品などを返却する
・退職
退職の前は必要な手続きが多く、段取りが悪いとスムーズに退職できないため、詳しくはこちらの記事をご覧ください。
退職願・退職届はいつ・どこに提出する？
就業規則や引き継ぎを考慮した上での目安として、退職願や退職届は退職希望日の1ヶ月から2ヶ月前に、直属の上司または人事部へ提出します。
提出先や提出タイミングについては、就業規則で定められている場合もあり、会社によって異なるので、退職願・退職届を提出する際は必ず就業規則を確認しましょう。
会社が規定しているルールを守っていない場合、退職願・退職届を差し戻され、余計な時間を使うことになる可能性もあります。
退職願・退職届の提出方法と上手な退職意思の伝え方
退職願や退職届を提出する際のポイントは、上司に個人面談を願い出て、ほかの社員がいないところで書類を手渡しすることです。
もちろん、退職願は口頭で申し出ても法的には有効ですし、やむを得ない事情がある場合は退職届を会社宛に郵送することもあるでしょう。
しかし、社員が一人退職するということは、その対応や穴埋めで上司・同僚・人事の負担を増やすということです。
メールや電話・郵送で一方的に退職を宣言し、後は知らないという態度を取ったとしたら、周囲の人間から退職手続きの協力を得られにくくなります。
面倒でも、丁寧に、誠実に、マナーを守った方が波風を立てずに退職できます。
なお、このとき、退職理由を正直に伝える必要はありません。
上司にこれまでの感謝を伝えたり、引き止めづらい退職理由（キャリアアップをするなど）を伝えたりして、上手く引き止めを回避しましょう。
テンプレでOK！退職願・退職届の書き方
退職願・退職届を作る際に用意するもの
退職願や退職届を作成するために以下を用意しましょう。
・白の便箋
・白・無地の封筒
・黒のボールペンや万年筆
・印鑑
便箋のサイズは、B5が一般的ですがA4でも構いません。
封筒に関しては、便箋を三つ折りにして封入するため、B5サイズの便箋を使う場合は長形4号、A4サイズの便箋を使う場合は長形3号というサイズを選びます。
茶封筒や郵便番号の枠があるものは、ふさわしくないとされているため、手元にない場合は白・無地の封筒を購入しましょう。
また、退職願や退職届は、手書きをするとより丁寧な印象になるため、就業規則でパソコンによる作成が指定されていないのであれば、手書きで作成することをおすすめします。
このとき、摩擦で消えてしまうインクは保存性が良くないことや改ざんの可能性もあるため、こすっても消えない文房具、ボールペンや万年筆を使うのが基本です。
そのほか、退職願・退職届の記名部分に捺印を義務付けている会社もあるので、印鑑も用意しておく必要があります。
同じ型を使っており、どこでも同じものを入手できるゴム印は、個人の識別にならないため、基本的にNGです。
朱肉で捺印する印鑑（木や動物の角、金属などで作られたもの）を使いましょう。
退職願・退職届の書き方とポイント
◯縦書きの場合
退職願や退職届を書く時のポイントは、以下のテンプレートに従ってください。
①表題
「退職願」または「退職届」と書きます。
②書き出し
表題の一行横、下部に「私儀、」または「私事、」と記入します。
③本文
退職願の場合：このたび、一身上の都合により、◯年◯月◯日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
退職届の場合：このたび、一身上の都合により、◯年◯月◯日をもって退職いたします。
④提出日
縦書きの場合、二〇二三年など、漢数字を使います。
⑤所属・氏名・捺印
本文や提出日よりも下部に書きましょう。
⑥会社名と宛名
本文と同じ高さに、会社の略称ではなく、「株式会社」なども付けた正式名称を記載します。
また、宛名は会社の代表取締役の氏名に敬称「殿」を付けて記載するのが一般的です。
表題と本文を少し変えるだけで、退職願と退職届の書き分けができます。
また、本文に関しては、会社都合退職の場合「一身上の都合」ではなく、「事業所閉鎖のため」など、具体的に記載しましょう。
会社都合退職の場合に「一身上の都合」と書いてしまうと、人事に自己都合退職として処理される可能性があるからです。
自己都合退職は、会社都合退職よりも失業手当の受給期間が短く、最初の給付日も遅れるため、会社都合退職の場合は文面を調整しましょう。
◯横書きの場合
縦書きでも横書きでも、記載する内容は同じです。
ただし、横書きの場合、いくつかの項目が書き出しよりも前に来ます。
①表題
一番上の中央に「退職願」または「退職届」と書きます。
②提出日
横書きの場合、提出日は右詰め・算用数字で記載しましょう。
③会社名と宛名
会社の正式名称と代表取締役の氏名＋敬称を、左詰めで記載します。
④所属・氏名・押印
自身の所属・氏名・押印は右詰めです。
⑤書き出し
書き出しも右詰めで「私儀、」または「私事、」と記入します。
⑥本文
退職願の場合：このたび、一身上の都合により、◯年◯月◯日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
退職届の場合：このたび、一身上の都合により、◯年◯月◯日をもって退職いたします。
⑦以上
横書きでは、最後に右詰めで「以上」と記します。
退職願・退職届を封入する封筒の書き方と適切な便箋の折り方
退職願・退職届を封入する封筒の書き方
退職願や退職届を封入するときは、封筒の表に「退職願」または「退職届」と大きく書きましょう。
基本的に、退職願・退職届は上司や人事担当者に手渡しするため、表面へそれ以外の記入は不要です。
後は、封筒の裏面、左下の部分に、自身の所属と氏名を記載します。
なお、退職願・退職届を入れた封筒に封をする必要はありません。
便箋の折り方と封入の仕方
退職願・退職届を封入する際のポイントは、「便箋を取り出し、書面を開いたらそのまま読めるように、文面を内側にして三つ折りをする」ことです。
縦書きでも横書きでも、文末部分を含む3分の1を折り曲げ、その上から文頭部分の3分の1を折り重ねます。
また、便箋を封筒に入れるときは、書面の右上が封筒裏側の右上にくるよう調整しましょう。
封筒の中身を取り出すとき、多くの方は一度封筒をひっくり返します。
この入れ方をしておけば、縦書きでも横書きでも、封筒の裏面を見て便箋を取り出し、開いたとき自然と文頭部分が目に入るため、スムーズに中身を確認しやすくなります。
退職願・退職届について良くある質問とその答え
Q.退職願や退職届は手書き必須？
A.手書きがおすすめですが、必須ではありません。
就業規則でメール、またはPDFデータでの提出、プリントアウトした書類の提出を求められている場合は、パソコンで作りましょう。
Q.退職願・退職届は撤回できる？
A.基本的には撤回できません。
退職願を提出した後、上司や人事の承認を得ていない段階なら、撤回できる場合もあります。ただし、上司や人事が退職の意志を承認したら取り下げられません。
ただし、退職届は撤回できません。
退職をほのめかして給与アップなど待遇の交渉をしたい、といった場合は、口頭で上司に相談すると良いでしょう。
Q.退職願・退職届の提出後は残業代やボーナスを請求できる？
A.残業すれば残業代はもらえます。退職願・退職届を提出した後、引き継ぎなどで残業した場合は労働時間に応じた残業代を支払ってもらえます。
ボーナスについては会社や退職日次第です。「ボーナスの支給時点で会社に在籍していること」が要件になっている会社も多いでしょう。
詳細は就業規則を確認しましょう。
まとめ
退職願や退職届は、オリジナリティーを出す必要のない書類なので、テンプレ通りに書くことが基本です。
ただし、提出期限や書類の形式は、会社によって異なる場合もあります。
あえて社内ルールを無視した退職手続きを取ってもメリットはありません。
会社を辞めるときは、テンプレ通りに書いた退職願・退職届を、社会人としてのマナーを守って提出し、スムーズな退職を目指しましょう。
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