問い合わせ対応時の体制について
対応・フォロー2026年6月3日 公開
問い合わせへの対応について、どのような体制なのか教えてください。担当者間の情報の引き継ぎなどがスムーズに行われているか気になります。
実態はこうです
ご質問いただきありがとうございます。
電話およびホームページからのお問い合わせに対しては、まずは、業務委託先にて一次対応を行い、内容の詳細を確認した後、弊社の各専門部署が二次対応を行います。
管理戸数の増加に伴い、受付の間口を広く保ちつつ、各部署の役割分担に応じてより専門的で適切な対応を行うための施策です。
担当部署が変わる際は、システム上で対応部署を変更することで情報を共有できるよう運用しています。
さらなる対応品質の向上に向けて、現在、一次対応の委託先と密に連携を取り、対応マニュアルの改善を進めているほか、受電応答率や一次回答率の向上、および催促率の減少に向けた取り組みを実施しています。
また、社内担当者の育成につきましても、マニュアルに沿って着実に業務を習得できる仕組みを導入しています。
今後も、関係各所との連携をより一層強化し、スムーズで的確な対応体制の構築に努めてまいります。