内容のズレを防ぐ仕組みについて
接客・対応2026年7月24日 公開
要望と契約・施工内容にズレが生じないよう、どのような仕組みで管理されていますか。
実態はこうです
ご質問いただきありがとうございます。
お客様のご要望と契約・施工内容に相違が生じないよう、記録の可視化と複数人での確認体制を組み合わせて対応しています。
具体的には、お客様のご承諾を得て打ち合わせ内容をボイスメモで記録し、AI音声解析ツールで議事録として可視化しています。
このツールは社員全員のiPadや携帯端末に導入しており、「言った・言わない」を防ぎ、担当者以外の関係者も内容を正確に把握できる状態にしています。
また、複数の部署が関わる工程では、共有フォルダを活用して情報を共有しています。
さらにダブルチェックの仕組みを設け、引き継ぎ時のミスを防ぐ体制を構築いたしました。
加えて、ご契約時・着工時・お引き渡し時にアンケートを実施しています。
お客様の認識やご要望をその都度確認し、プロセス全体での相違防止につなげています。
万が一、聞き取りや伝達に不備が疑われる事象が発生した場合は、記録に基づき速やかに事実確認を行います。
そのうえで、状況に応じて修補や代替案のご提案など、誠実に対応いたします。
これからも記録と確認の仕組みを活かし、認識の相違が生じない対応を徹底してまいります。