対応情報の共有について
対応・フォロー2025年4月18日 公開
「修理に来た業者に情報共有されていない点を伝えたら『言ったはず』と責任逃れされたり、退去時の家賃の支払いについて間違った案内をされりした」という口コミを見たのですが、社内や業者との間でどのように情報共有をしているのですか。
実態はこうです
貴重なご質問をいただきありがとうございます。
修理や退去後の家賃の説明について、ご不快な思いをさせてしまい大変申し訳ございません。
修理業者への依頼は現在専用システムで行っており、依頼履歴がすべて残る形にしていますが、依頼内容について認識の相違がないかを実際に業者に確認する等、より確実に情報伝達できる体制を考えています。
お客様への連絡についても、基本対応であるショートメールおよびSMSでは確認いただけない場合や、ご不在等で電話がつながらないケースがあるため、誰が何の件でショートメールやSMS、電話で連絡したのかが社内でわかるように履歴を残し共有するなどの対応改善を進めています。
また、以前は入居者対応担当や工事現場担当等、物件管理の作業ごとに担当グループを分けていました。
しかし情報共有をより確実に行うために、現在は物件ごとに担当グループを割り当て、1から10まで基本的に担当グループが対応する体制に変更しました。
この変更により、ひとつの物件に関するすべてのご依頼やお問い合わせの内容を担当グループが把握できるようになり、管理がよりスムーズにできる体制となりました。
入居されているお客様の快適な暮らしを支えるために、今後も情報共有を徹底しより良いサービス提供に努めてまいります。
